Reglamento 5/1995, de 7 de junio, de los Aspectos Accesorios de las Actuaciones Judiciales. (Vigente hasta el 18 de mayo de 2002)

I. Se regula en este Reglamento una diversidad de materias que, ciertamente, no resulta fácil someter a sistematización. Cabe, sin embargo, distinguir en el mismo dos grupos diferentes de cuestiones; en primer término el que se recoge en las letras n), ñ) y p) del artículo 110.2. de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial, según redacción dada por la Ley Orgánica 16/1994, de 8 de noviembre, y, en segundo lugar, un contenido que trae causa del artículo 230.5 de la propia Ley Orgánica del Poder Judicial, también con redacción dada por la Ley Orgánica 16/1994. Nota común a las diferentes materias que se regulan en este Reglamento es que todas ellas pueden calificarse como accesorias de las actuaciones judiciales, accesoriedad que posibilita la intervención normativa del Reglamento, habida cuenta que todos los aspectos esenciales y propios de aquéllas están reservados a la Ley, siendo, por tanto, materia vedada a la potestad reglamentaria. Lo indicado explica la existencia de las múltiples remisiones que en el Reglamento se contienen a preceptos de la propia Ley Orgánica y de las Leyes de Enjuiciamiento.

II. Por lo que se refiere, ante todo, a la publicidad de las actuaciones judiciales, el Reglamento parte de la clara distinción entre las que tienen carácter procesal y que, por tanto, se realizan en el curso de un proceso, y las ya realizadas e incorporadas a un libro, archivo o registro. Las primeras quedan al margen de la regulación del Reglamento, por corresponder su tratamiento normativo a las leyes de procedimiento y la propia Ley Orgánica del Poder Judicial. Las segundas, sí son objeto de regulación por el Reglamento en lo relativo al cauce o procedimiento al que los interesados habrán de someterse para tener acceso a los libros, archivos y registros, así como en la atribución al Secretario judicial, en coherencia con lo que establece la Ley Orgánica del Poder Judicial y el Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales, de la facultad de resolver y materializar este acceso y los recursos procedentes al efecto.

En materia de habilitación de días y horas hábiles se parte del principio de que han de ser los propios Jueces y Tribunales quienes, de acuerdo con lo establecido por las leyes de procedimiento, deben realizar las habilitaciones necesarias para la adecuada tramitación de los procesos, evitando dilaciones indebidas. Sin perjuicio de lo anterior, se ha estimado conveniente establecer una regulación que haga posible y real la intervención del Consejo General del Poder Judicial prevista en el artículo 799 de la Ley de Enjuiciamiento Criminal, recogiéndose en ella los criterios que se habían seguido hasta el momento en este punto y cuidando en especial de que se realice la habilitación con antelación suficiente y de que se le dé una publicidad adecuada.

En lo relativo a la fijación de horas de audiencia pública, y tras establecer el claro principio de que los Jueces y Magistrados ejercerán su función en los términos que exijan las necesidades del servicio, se señalan cuatro horas diarias de audiencia pública, siendo éste un límite mínimo, pero permitiendo que, por la concurrencia de singulares necesidades o específicas circunstancias en un determinado órgano judicial, se pueda solicitar del Consejo General del Poder Judicial su reducción. Se recoge, lógicamente, el deber de los Jueces, de los Presidentes y de los Magistrados que formen Sala, de asistir cada día a la audiencia pública.

En cuanto a la constitución de los órganos judiciales fuera de su sede el Reglamento se limita a establecer una regulación sencilla del trámite que se precisa para el desarrollo del artículo 269.2 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, destacando en especial la comunicación que el Consejo General del Poder Judicial realizará a tal efecto al Ministerio de Justicia e Interior o a los órganos de las Comunidades Autónomas que hayan asumido competencias en materia de Administración de Justicia, a fin de que puedan arbitrar los medios necesarios para la realización de los desplazamientos y el abono de los gastos que se pudieran derivar.

III. La especialización de los Juzgados se encuentra prevista en el artículo 98 de la Ley Orgánica 6/1985 del Poder Judicial, regulando sus aspectos básicos, pero, según enseña la experiencia, parece necesaria una regulación complementaria del procedimiento a que se ha de sujetar la indicada medida, con previsión especial de determinados informes que garanticen su acierto y eficacia. A ello atiende el presente Reglamento en el que se establece quién puede ejercer la correspondiente iniciativa, entendiendo que la redacción del artículo 98 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, cuando reserva la competencia para decidir sobre la especialización al Consejo General del Poder Judicial, no impide que la iniciativa pueda partir de otros órganos de Gobierno interno del Poder Judicial, lo que se traduce en una visión muy amplia y facilitadora de su ejercicio. Se establece plenamente el carácter reversible de la especialización, instrumento imprescindible para la eficacia de una política de especializaciones. Mención especial debe hacerse en cuanto al momento de inicio de los efectos de la especialización: si el Juzgado ya estuviere funcionando, la especialización producirá efectos desde el 1 de enero del año siguiente a aquél en que se tome, mientras que si el acuerdo de especialización se adopta antes de la entrada en funcionamiento del Juzgado especializado, no parece necesario esperar a la fecha antes indicada, por lo que se ha optado por una regulación más realista y razonable, cual es que los efectos de la especialización tengan lugar en el mismo momento en que el Juzgado inicie su actividad.

Una regulación semejante se contiene en el Reglamento para la especialización de Secciones, ya que si bien es verdad que el artículo 98 de la Ley Orgánica del Poder Judicial regula sólo la especialización de Juzgados, no es menos cierto que el artículo 110.2.ñ) de la misma Ley Orgánica habilita al Consejo General del Poder Judicial para dictar Reglamentos en materia de especialización de órganos judiciales, expresión que inequívocamente ampara una norma como la presente.

En punto al reparto de asuntos no cabe duda que la realidad cotidiana exigía en esta materia la regulación de algunos aspectos accesorios, tales como la especificación de la naturaleza del reparto, destacando especialmente su finalidad meramente cuantitativa en la distribución de trabajo entre los distintos Juzgados, resolver la situación que se produce si, concurriendo la necesidad de establecer normas de reparto o de modificar las establecidas, no se procedía a tomar iniciativa alguna por la Junta de Jueces, residenciando la solución, en tal caso, en las Salas de Gobierno. Regulación idéntica se establece para el reparto de asuntos entre Secciones, con previsión específica de aquellos casos en que se deba proceder a aprobar normas de reparto entre Salas del mismo Tribunal y orden jurisdiccional, pero con sede en distintas ciudades.

La nueva redacción que la Ley Orgánica 16/1994 ha dado al artículo 151.2.1 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, obliga a regular de un modo elemental la materia referida a la liberación total o parcial de asuntos, estableciendo el procedimiento a que debe sujetarse la aprobación de esa liberación, y, especialmente, su duración temporal, que, por coherencia con lo establecido por la propia Ley Orgánica del Poder Judicial en su artículo 216 bis y siguientes, se fija en seis meses. Para el reparto de ponencias, así como para la liberación total o parcial de la participación en el turno de ponencias, se fija una regulación ágil y flexible, destacando la posible liberación parcial del Presidente de Sala o Audiencia cuando las tareas que por tal cargo deban acometer justifiquen esta medida, que habrá de ser aprobada por el Consejo General del Poder Judicial.

IV. Otra materia que es objeto de regulación es la referida al servicio de guardia.

Se trata de una realidad ciertamente compleja, en la que se ha hecho preciso establecer incluso la actividad o contenido concretos del servicio de guardia, a lo que se dedica el artículo 40 del Reglamento, lo que era obligado ante el vacío legislativo existente en esta materia, en la que se ha venido actuando en muchas ocasiones a remolque de las circunstancias. Aclarar, precisar y resolver, en la medida de lo posible, esa situación de silencio normativo y de confusión práctica es la finalidad de este Reglamento. Se parte de dos principios básicos: el de economía, para lo que es vital la organización adecuada del servicio de guardia que evite la repetición de actuaciones o la permanencia en actividad durante todo el tiempo de todos los Juzgados de Instrucción, y el de respeto a la competencia propia de cada órgano jurisdiccional, lo que se ha traducido en el citado artículo 40, que ha llegado en la especificación del contenido material del servicio de guardia hasta donde el juego combinado de estos principios lo ha permitido. Como no podía ser de otra manera, el servicio de guardia se configura sobre los Juzgados de Instrucción, por entenderse que son los asuntos propios de la instrucción criminal (siempre precisados de una actuación judicial rápida y eficaz, al menos en sus primeras diligencias) los que el servicio de guardia ha de atender de modo preferente, pero sin olvidar que se le pueden atribuir otros cometidos jurisdiccionales e incluso servicios de carácter gubernativo, tales como la recepción de escritos o aquellos otros que las Juntas de Jueces le encomienden en relación con la atención de determinadas necesidades comunes.

Nota característica del servicio de guardia es su permanencia y estabilidad y de ahí el especial deber que pesa sobre los Jueces de prestarlo, la obligación que tienen los Decanos de garantizar que el mismo se desarrolle de forma continuada, la aprobación previa de un calendario anual del servicio de guardia, que será comunicado al Consejo General del Poder Judicial, Ministerio de Justicia, Comunidades Autónomas, Presidente y Fiscal del Tribunal Superior de Justicia, y a los Colegios de Abogados y Procuradores, y la incorporación a este servicio del Ministerio Fiscal y de los Médicos Forenses.

Siendo universal el servicio de guardia y abarcando, por tanto, a todo el territorio nacional, no puede desconocerse, sin embargo, que el mismo tiene unas necesidades organizativas y de medios, tanto materiales como personales, muy distintos en función de la población que han de atender y de la complejidad social de las ciudades en que se preste el concreto servicio de guardia. Por ello se distinguirán tres grupos de poblaciones: el primero constituido por aquellas en las que existan más de diez Juzgados de Instrucción, el segundo por aquellas que cuenten con más de tres Juzgados de Instrucción o de Primera Instancia e Instrucción y el tercero por el resto. Esta distinción es de capital importancia para determinar, entre otros extremos, el horario del servicio de guardia, los deberes de asistencia por parte de los funcionarios, la apertura ininterrumpida del órgano judicial en funciones de guardia, la plantilla mínima que ha de permanecer durante el horario nocturno y la disponibilidad del personal al servicio del Juzgado que se encuentra en funciones de guardia.

V. La cooperación jurisdiccional es una materia tradicionalmente regulada en las leyes procesales, e incluso en la Ley Orgánica del Poder Judicial. Sin embargo, no cabe desconocer la existencia de aspectos accesorios o marginales que participan de la naturaleza administrativa o gubernativa, ya que, en definitiva, tales sistemas de mutua ayuda no representan sino procedimientos para el logro de una mayor funcionalidad y eficacia en la actividad judicial, al tiempo que suponen una notable economía de esfuerzos y entrañan la aplicación al ámbito judicial de técnicas fundamentales de organización que busquen la operatividad y la eficacia.

Dos ámbitos de cooperación jurisdiccional cabe distinguir: el interno y el externo o internacional.

En el ámbito interno, trasladando al texto del Reglamento lo que son criterios adoptados en diversas ocasiones por el Consejo General del Poder Judicial, se distinguen aquellos casos en que la norma legal hace absolutamente preciso acudir a fórmulas de auxilio judicial para la práctica de determinadas diligencias, respecto de aquellos otros en que, no existiendo en principio aquella precisión ineludible, juegan, sin embargo, factores de conveniencia u oportunidad que conectan con aquellas exigencias de superior eficacia y economía. Otra de las directrices que se ha tratado de recoger en el presente Reglamento es la de evitar el abuso injustificado de los sistemas de auxilio judicial.

La cooperación jurisdiccional internacional, al ser considerada la jurisdicción como uno de los atributos clásicos de la soberanía, plantea una problemática propia. Cabe destacar, a tales efectos, el aumento constante de este tipo de cooperación, su necesidad, especialmente en el ámbito penal, donde en ocasiones precisa el desplazamiento del propio Juez de Instrucción a un país extranjero y la existencia de multitud de Tratados y Convenios Internacionales en los que España es parte. Se trata, por tanto, de una materia en que tiene escasa cabida la actividad reglamentaria del Consejo General del Poder Judicial, la que ha de estar referida al establecimiento de unos criterios que permitan agilizar la concesión de las oportunas licencias con un carácter objetivo y racional para que las actuaciones judiciales realizadas en el extranjero sean útiles y gocen de una eficacia plena.

VI. Una de las novedades más notables de la Ley Orgánica 16/1994, reformadora de la Ley Orgánica del Poder Judicial, ha sido la redacción que ha dado a su artículo 230, precepto que significa de modo claro y rotundo la recepción en el mundo judicial de los medios informáticos. El número cinco del indicado precepto se remite expresamente a un Reglamento dictado por el Consejo General del Poder Judicial, para la determinación de los requisitos y demás condiciones que afecten al establecimiento y gestión de los ficheros automatizados que se encuentren bajo la responsabilidad de los órganos judiciales. También se atribuye al Consejo General del Poder Judicial competencia para la aprobación de los programas y aplicaciones informáticos que se utilicen en la Administración de Justicia, así como para definir los requisitos de compatibilidad, comunicación e integración de los sistemas informáticos.

En cuanto al establecimiento y gestión de los ficheros automatizados bajo la responsabilidad de los órganos judiciales, se asume, lógicamente, lo que resulta directamente del imperio de la Constitución y de la Ley. Esto significa la existencia y vigencia, también ante los órganos judiciales, de los derechos de autodeterminación informática. No cabe duda que el artículo 230.5 de la Ley Orgánica del Poder Judicial permite dar respuesta por vía reglamentaria a algunos problemas de aplicación de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal, cuya solución, visto el tenor de su artículo 18 y siguientes y de sus disposiciones adicionales primera y segunda, era dificultosa. Otro tanto se puede decir del campo disciplinario, en que destaca cómo la expresada Ley Orgánica no se refiere para nada a las infracciones que se puedan cometer y a las sanciones que pueden merecer los responsables de los ficheros de los órganos judiciales, a lo que debe añadirse que corresponde a la Ley establecer las infracciones y sanciones, sin que pueda el Reglamento acometer la tipificación de unas y otras. Se parte, por tanto, de determinar qué datos se contendrán en los ficheros automatizados dependientes de los órganos judiciales, entre los que se debe entender los que exigen las leyes procesales, la fuente de donde se recogerán esos datos, su conservación, su cesión y los derechos de acceso, rectificación y cancelación, con especial mención a la protección de la intimidad de las personas y al interés del procedimiento, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 14.3 de la mencionada Ley Orgánica 5/1992. Se constituye como responsable del fichero al Juez o Presidente y, bajo su autoridad, al Secretario judicial. Nota importante es que la creación, modificación o supresión de los ficheros recogidos en este Reglamento se reserva al Consejo General del Poder Judicial, a propuesta de la Sala de Gobierno correspondiente, publicándose el acuerdo en el Boletín Oficial del Estado.

El cumplimiento de las exigencias legales requiere la aprobación de las normas precisas para que el Consejo General del Poder Judicial establezca los requisitos que deben reunir los sistemas informáticos y la forma en que ha de aprobar los programas y aplicaciones informáticos. En esta materia se debe partir, en cuanto el entendimiento de los conceptos legales, de las siguientes premisas: por programa de ordenador, de acuerdo con el artículo 96.1 de la Ley 22/1987, de 11 de noviembre, de Propiedad Intelectual, (esta Ley fue derogada y sustituida por el Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril) se entiende toda secuencia de instrucciones o indicaciones destinadas a ser utilizadas, directa o indirectamente, en un sistema informático para realizar una función o una tarea o para obtener un resultado determinado, cualquiera que fuere su forma de expresión o fijación; por aplicación se entiende el conjunto de programas concatenados de una forma lógica con el fin de realizar una tarea compleja o varias tareas relacionadas entre sí; finalmente, se considera sistema informático, de conformidad con la Norma ISO 010110, aquél compuesto de equipos y de personal pertinente, que realiza funciones de entrada, proceso, almacenamiento, salida y control con el fin de llevar a cabo una secuencia de operaciones con datos.

Instrumento necesario para la actuación del Consejo General del Poder Judicial es la Comisión de Informática Judicial que será la encargada de proponer al Pleno del Consejo las aprobaciones a que se refiere la Ley, así como de definir las características de compatibilidad, integración y seguridad que han de reunir los sistemas informáticos. Se crea en el Reglamento el cauce a través del cual han de someterse a esa Comisión de Informática Judicial las iniciativas conducentes a la aprobación de programas y aplicaciones. Con el fin de resolver la situación de los programas, aplicaciones y sistemas informáticos ya existentes a los criterios que fije el Consejo General del Poder Judicial, se establecen unos plazos prudenciales de adaptación a la nueva realidad normativa.

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